考勤管理和加班审批

考勤管理和加班审批

有关工作时间的争议，很大一部分集中在加班加点问题上，在用人单位和劳动者的无效加班和有效加班之争上，首先受到考验的就是企业的考勤管理制度和加班审批制度。由于根据《劳动争议调解仲裁法》的规定，与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。因此，当发生加班争议时，用人单位有义务提供相关的规章制度，和考勤记录等证据，否则，有可能承担不利的法律后果。

根据我们的经验，目前企业考勤管理和加班审批中普遍存在的问题主要有以下几个方面：

1.没有考勤记录

一些人数较少、规模较小的企业，或一些特殊行业的企业，如广告公司、设计公司等，管理相对宽松，对员工没有考勤管理，员工请假或迟到、早退，最多就是和领导打个招呼。

2.考勤记录只有简单签到

部分企业还沿用手写签到的做法，考勤表中仅有员工出勤或请假的记载，缺乏上下班具体时间，迟到或早退的明确记载。

3.考勤记录无员工本人签字确认

现在很多企业都采用了电子考勤系统或电子打卡机来记录考勤，但是普遍存在的问题是，电脑系统生成的考勤记录或员工考勤卡均没有任何签名，或者只有主管人员的签名，而没有员工本人的签名。企业将这样存档的考勤记录作为证据使用时,由于没有员工本人的签名，一旦员工对其真实性提出异议，考勤记录很有可能不被仲裁庭或法庭所采信。

4.考勤记录未能妥善保管

企业对员工的考勤记录或资料不能妥善保管，造成部分或全部丢失，发生劳动争议时，将承担举证不能的法律后果。

5.没有加班审批制度

企业没有规定明确的加班审批制度，考勤记录对于员工超过法定工作时间离开单位的原因和情况也未作出说明，这是造成员工恶意加班的主要原因。

6.加班审批权限模糊

到底谁有权决定员工的加班，很多企业的加班审批制度对此未作出明确规定,或不具有操作性，导致在加班管控上出现了问题。

就以上企业常见的问题，我们从防范和控制考勤管理和加班审批方面的法律风险的角度，提出以下几点建议：

1.完善考勤记录的内容

企业的考勤记录，应全面记载员工上下班时间、午休时间、迟到、早退的时间、休假、旷工的时间。对于未出勤的原因，应予以注明。

1.考勤记录要由员工本人签字确认

当一个考勤周期结束时，考勤记录不仅应有考勤负责人和主管人员的签字，更应有员工本人的签字认可。如遇员工因旷工不能，或其他原因不签字认可时，应由员工所在部门的负责人在考勤记录上签字并注明原因。

2.建立和完善加班审批制度

企业应对加班的审批权限、申请流程和汇报制度作出明确规定，员工未向有审批权限的人员提出申请，并获得批准的，不视为加班。

申请加班应填写加班审批单，注明加班的原因、工作内容和加班时间，并由有审批权限的人员和员工本人签字。考勤负责人以书面的加班审批单为准进行考勤记录。

4.考勤记录应归档管理

企业应加强对考勤记录、加班审批单、请假条等相关考勤文件和资料的存档管理，避免毁损和丢失。一般来说，上述文件应在企业至少保存两年以上。